CRM a medida o genérico: cuál encaja en una pyme
Un CRM genérico es casi siempre la elección correcta al principio. Compensa cambiar a uno a medida cuando tu equipo ha empezado a mantener hojas de cálculo en paralelo, porque eso significa que el programa no refleja cómo trabajáis de verdad.
Resumen: empieza siempre por un CRM de catálogo. Plantéate uno a medida solo si aparecen estas señales: hojas de cálculo en paralelo, campos usados para algo distinto de su nombre, pagáis por funciones que nadie abre, o vuestro proceso es una ventaja competitiva que ninguna herramienta refleja.
Empieza por el genérico. En serio.
Lo decimos nosotros, que vivimos de hacer software a medida: si no tienes un CRM, no encargues uno a medida. Coge uno de catálogo, úsalo seis meses y aprende qué necesitas de verdad.
Encargar a medida sin haber usado nada antes suele acabar en un programa que replica lo que imaginabas que necesitabas, no lo que necesitas.
Las cuatro señales de que se ha quedado corto
- Hay hojas de cálculo en paralelo. La señal más fiable. Si tu equipo mantiene un Excel "para lo que el CRM no hace", el CRM no encaja con vuestro proceso.
- Se usan campos para algo distinto de su nombre. Cuando "segundo apellido" guarda el número de expediente, el sistema está siendo forzado.
- Pagáis por mucho que nadie abre. Si usáis tres de las cuarenta funciones, estáis pagando complejidad además de dinero.
- Vuestro proceso es la ventaja. Si hacéis algo distinto de la competencia y ninguna herramienta lo refleja, adaptarse a la herramienta es renunciar a la ventaja.
Lo que ganas y lo que pierdes
Ganas: los campos y los estados que usáis de verdad, sin ruido; integración directa con vuestras otras herramientas; y ningún coste por usuario que crezca con el equipo.
Pierdes: las actualizaciones gratuitas que llegan solas, la comunidad y la documentación, y la facilidad de que cualquier técnico lo coja. A medida siempre significa que alguien tiene que mantenerlo.
La opción intermedia que casi nadie plantea
No siempre hay que elegir. A menudo la respuesta correcta es quedarse con el CRM genérico y construir a medida solo la pieza que falta: una integración, un panel de informes, un automatismo que conecte el CRM con vuestra facturación.
Cuesta una fracción de un desarrollo completo y resuelve el 80 % del problema. Es lo que proponemos más a menudo, aunque facture menos.
Cómo decidirlo con números
Cronometra una semana. Cuánto tiempo dedica tu equipo a mover datos a mano, corregir duplicados o buscar información que debería estar a un clic.
Multiplica esas horas por lo que cuesta esa hora, y por 52 semanas. Compara con el coste de arreglarlo. Si no sale a cuenta, no lo hagas — y eso es exactamente lo que te diremos si vemos que es tu caso.
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